Çalışanın kendi tercihiyle işten ayrılmasına istifa denir. Çalışanın bu kararını uygun bir üslupla işverenine bildirdiği yazılı belgeye ise istifa dilekçesi veya istifa mektubu denmektedir.
İstifa ciddi bir karardır ve bu karar tüm ayrıntılar, yaşam koşulları ve başka bir iş bulma olasılığı düşünülerek alınmalıdır. Kararınızdan emin iseniz ilk yapmanız gereken istifa mektubunuzu işten ayrılmadan ne kadar süre önce vermeniz gerektiğini öğrenmektir. İş Hukuku'na göre çalışanlar işten ayrılmadan belli bir süre önce işten ayrılacaklarını işverenlerine bildirmek yani ihbar bildirimi yapmak durumundadırlar. İşyerinde 6 aydan kısa zamandır çalışılıyorsa 2 hafta, 6 ay 1 buçuk yıl arası bir süre çalışılmışsa 4 hafta, 1 buçuk yıl 3 yıl arası ise 6 hafta, 3 yıldan daha uzun süre çalışılmışsa 8 hafta öncesinden istifa mektubu verilmelidir.
İstifa mektubu yazılırken; işe başlanılan zaman, çalışılan pozisyon ve istifa mektubunun verildiği tarihin belirtilmesi gerekmektedir. Mektubun hitap kısmında genel müdürlük veya departman adı yazılabilmektedir.Mektupta istifa için gerekçe gösterilmesine gerek yoktur.Tabii isteyenler elbette yazabilirler.Aynı zamanda mektubun kısa ve öz olması, gereksiz detaylardan ve süslü sözlerden kaçınılması gerekir. Tabii mektubun tarafsız, duygulardan arındırılmış şekilde yazılması da önemli ayrıntılardandır.Yazarken kişinin bigisayarda değil de el yazısıyla yazması daha yerinde olacaktır. Tabii her resmi belgenin olmazsa olmazı A4 kağıtlar kullanılmalıdır, tükenmez siyah veya mavi kalem tercih edilmesi de yine gerekliliklerden biridir.
Aynı zamanda mantıklı bir akış oluşturmak açısından giriş, gelişme ve sonuç bölümlerine dikkat etmek gerekir. Giriş kısmında tarihlerle ilgili detayları, gelişme kısmında ayırılış gerekçesini veya işte edindiğiniz tecrübeleri, sonuç kısmında ise temennileri yazmak iyi bir düzen olabilir. Ek olarak bir çalışanın istifa etmesi kıdem tazminatından vazgeçtiği anlamına gelir. Bu nedenle işverenler çalışanlarını istifa ettirmeye yönelik olarak; fazla iş yüklemesi, iş yerinde sözlü veya fiziksel taciz yapabilirler. Böyle bir durumda çalışanın ihbar bildirimi yapması zorunlu değildir. Çalışan hemen iş yerinden ayrılıp mahkemeye başvurabilir. İşveren hem işçinin kıdem tazminatını hem de yaptığı haksız uygulamaların bedeli olan para cezasını çalışana ödemekle yükümlüdür.
Son olarak mektubun sonuna ad soyad ve imzayı eklemek unutulmamalıdır.