Uzmanlar, çalışanların günlerini verimli geçirmeleri için hazırlıksız yapılan toplantılardan sakınmalarını, telefon görüşmelerini programlamalarını ve en verimli zamanlarını iyi değerlendirmelerini öğütlüyor.

Pazartesi sabahları yapılan iş toplantıları, çalışanların enerjisini ve çalışma isteğini azaltıyor. Çalışanların günlerini verimli geçirmeleri için 5 ana konuda dikkatli davranmaları gerektiği belirtildi.

Her güne iyi niyetle başlandığını, ancak günün sonunda yapmak istenilen işlerin sadece bir bölümünün yapılabildiğine dikkat çeken uzmanlar, çalışanların bu yüzden erken gelip, akşam mesaiye kaldığını ve hatta hafta sonları çalışmak zorunda kaldığını ifade ettiler. Tüm bunların yanlış uygulamalar olduğunu belirten uzmanlar, çalışanların günlerini verimli geçirmesi için şu 5 konuya dikkat etmesi konusunda uyarılarda bulundular :

Kendinizle bir randevu ayarlayın: Kendinize gün boyunca kesintisiz 30, 60 veya 90 dakikalık zaman aralıkları verin. Bu sizin elinizdeki işe konsantre olmanızı ve bu işe yoğunlaşmanızı sağlayacaktır. Kapınızı, telefonunuzu ve çağrı cihazınızı kapatın. Projeler ve işinizle uğraşırken düşünme ve Konsantrasyon için kendinize zaman ayırın.

En verimli zamanınızı iyi değerlendirin: Enerji, çalışma isteği, düşünme ve iyi konsantre olma yeteneğimizin büyük bir bölümünü kaybettiğimiz günün belirli zamanı vardır. En etkili olduğunuz zamanı bulmalısınız ve en önemli işlerinizle bu zamanda uğraşmalısınız. Toplantılarınızı, randevularınızı ve diğer aktivitelerinizi gün boyunca değişik zamanlara koymaya çalışmalısınız.

Hazırlıksız yapılan toplantılardan sakının: Bunlar gerçekten sadece bir kesinti, zaman kaybettirici ve verimliliği yok edici olur. Konsantrasyonunuzu bozar, düşünce serinizi kırar. Bir dahaki sefere birisi sizin ofisinize gelip kendini rahatlatmaya başlayıp size çok önemli bir projenin ortasında olduğunuzu söylerse, ona gün içinde iki taraf için de uygun sonraki bir zamanda görüşmeyi teklif ediniz.

Telefon görüşmelerinizi programlayın: Her telefon çalışı bir kesintidir. Konuşmak için uygun değilseniz telefonunuzu telesekretere yönlendirin. Eğer telefona cevap verirseniz telefondaki kişiye şu anda onla konuşamayacağınızı söylemeli ve karşınızdakinden daha sonraki bir konuşma için zaman isterken şu prensipleri uygulamalısınız:

Arama saatini ve tarihini not alın. Karşı tarafın telefon numarasını almayı unutmayın. Konuşma konusunun taslağını belirleyin. Hangi tarafın telefon açacağını belirleyin.

Personel, iş arkadaşları ve takım arkadaşlarınızla olan toplantılarınızı programlamalısınız. Çoğu ofiste kişilerin masalarından kalkarak başkalarına soru sorması vakit kaybına neden olur. Bu, öbür kişinin gününü kesintiye uğratır. Bu nedenle, kişilerle toplanmak için belirli bir zaman ayarlayınız. Satış ve personel toplantılarını haftanın sonlarına doğru programlayın. Çoğu iş yerinde toplantılar Pazartesi sabahları yapılır. Oysa haftanın ilk iş gününde yapılan toplantılar kişilerin enerjisini ve çalışma isteğini azaltıyor. Alternatif olarak, toplantıları Salı veya Cuma yapabilirsiniz. Yarının işini bir gün önceki öğleden sonradan tayin ediniz. Bu, kişilere iş akışını organize etmeleri ve ne yapmaları gerektiğini düşünme fırsatını verecektir.