Yöneticiler, verimsiz telefon trafiğini engellemek için en çok çalışanların 'kiminle, ne kadar süreyle konuştuklarını' takip ediyor. Bir diğer önlem doğru operatörü seçmek. Kullanıcıların yetki seviyelerini düzenlemek de istenmeyen aramaların yapılmasını engelliyor.

Müdürünüz, müşteri listesindeki herkesi arayıp aramadığınızı soruyor. Eğer aramadıysanız ve aradığınızı söylemek üzereyseniz dikkatli olun! Çünkü artık firmalar tüm aramalarınızı takip ediyor.

İstanbul Sanayi Odası'nın Türkiye'nin en büyük 500 şirketi araştırmasında yer alan şirketlerden 98'ine 'telefon gider analizi yazılım' hizmeti veren Bircom'un 37 şirket üzerinde yaptığı araştırmaya göre, yöneticilerin faturaları azaltmak için yaptıkları ilk iş çalışanlara görüşmelerin takip edildiğini hissettirmek. Böylece verimsiz telefon trafiğini engelliyorlar. Yöneticiler aynı amaçla, görüşme trafiğini takip ederek doğru operatörleri tercih ediyor, ayrıca kullanıcıların yetki seviyelerini düzenleyerek istenmeyen yönde arama yapılmasını engelliyor.
Yine şirket yöneticileri telefon verimliliğini düşüren ana nedenin şirket telefonlarından yapılan özel görüşmeler olduğunu belirtiyor. Bircom'un İş Geliştirme ve Pazarlama Koordinatörü Burçin Bircanoğlu'nun gözlemlerine göre en çok özel görüşme sekreterya ve gece çalışanlarda görülüyor. Telefon faturalarını artıran nedenlere ilişkin sıralamada yanlış operatörlerin seçimi, uzun telefon görüşmeleri, GSM yönünde görüşmeler ve santral sorunları yer alıyor.

37 firmanın katıldığı araştırmada, fonksiyonlara göre bakıldığında telefon trafiği en çok personel, sonra yönetici ve üst düzey yöneticilerde yoğunlaşıyor. Departmanlara göre dağılımda ise en fazla telefon görüşmesini müşteri ilişkileri yapıyor. Daha sonra sırasıyla satış, pazarlama, muhasebe ve yönetim departmanları geliyor.

TÜBİTAK ve TTGV'nin desteklediği sistem

Bircom'un 'telefon gider analizi' yazılımı Callipso Analyzer TÜBİTAK ve TTGV (Türkiye Teknoloji Geliştirme Vakfı) desteğiyle oluşturuldu. Bircom İş Geliştirme ve Pazarlama Koordinatörü Burçin Bircanoğlu sisteminin firmalara sağladığı yararları şöyle sıralıyor:

İnternet üzerinden kullanıcı adını girerek kişi kendi telefon konuşma bilgilerini görebiliyor.

Şirketlerin telefon görüşmelerini ücret ve süre olarak departmanlara göre dağılımını yapıyor.

Hem kullanıcıya, hem departman müdürüne bir interface açıyor. Departman müdürü astlarının kimi kaç kere aradığını görebiliyor.

Performans değerlendirilmesi yapılabiliyor. Örneğin bir satış departmanında kişinin müşterileriyle yaptığı 100 görüşmenin kaçının toplantı, kaçının satışa dönüştüğü ortaya çıkarılabiliyor.