Zaman soyut bir kavramdır. Zaman geri alınamaz, durdurulamaz ve arttırılamaz; herkes için 1 hafta 7 gün, 1 gün 24 saattir. Bu nedenle ilk olarak "zamanın yönetilemeyeceği" gerçeğini kabul etmek gerekir.

Diğer yandan zamanı ölçmenin en etkili yollarından biri de hayatımıza sığdırdığımız işlere bakmaktır. Bu işlerin niteliklerine, azlığına ve çokluğuna bakarak zamanı ne derece verimli kullandığımızı ölçebiliriz.

1- Sağlığınıza daha fazla dikkat edin/ kendinize iyi bakın.

Dengeli beslenme, düzenli uyku, kendinize zaman ayırmanız ve hoşlandığınız aktiviteler yapmanız, sizin iş hayatınızda daha iyi motive olmanızı ve daha verimli çalışmanızı sağlar. Bunu bir arabaya da benzetebilirsiniz: Arabanıza ne kadar iyi bakarsanız ve arabanıza ne kadar iyi benzin koyarsanız, arabanızın kullanma süresi o kadar uzun ve rahat olur.



2- "Blok" çalışın, bölünmeleri engelleyin.

İşlerinizi aralıksız yapmaya çalışın. Ara vermek ve tekrar başlamak sizin konsantrasyonunuzu tekrar sağlamanızı gerektirir. Bunu sık sık yapmak size ciddi oranda zaman ve enerji kaybettirir.



3- Zaman hırsızlarını ortadan kaldırın.

Çevrenizde dikkatinizi dağıtacak, işinizi yapmanıza engel olacak etkenlerden uzaklaşın. Bu, daha iyi konsantre olup daha verimli çalışmanızı sağlar. Bunun için iş arkadaşlarınızdan yardım alabilir, mesajlarınızı belli saatlerde okuyabilir, telefonlarınızı telesekretere yönlendirebilir veya sessiz bir toplantı odasına gidip çalışabilirsiniz.



4- Daha az, daha fazla olabilir.

Başka bir deyişle "kalite, adetten daha önemlidir". Gün içerisinde ajandanıza daha az sayıda iş kaydetmeniz, bu işleri daha kaliteli ve sağlıklı yapmanızı sağladığı gibi, beklenmedik son dakika işlerin düzeninizi bozmasını engelleyecektir.



5- Ajanda Kullanın.

Zamanınızı kontrol altında tutmak ve iyi kullanmak için bir ajanda sistemi kullanın. Bunun için çeşitli paket programlar, "TimeManager" tipi kağıtlı sistemler, cep bilgisayarları vs bulabilirsiniz. Bunlardan kendinize en uygun olanını seçin. İsterseniz kendi ajandanızı kendiniz de yaratabilirsiniz.



6- Gerektiğinde "Hayır" diyin.

Zamanınız yoksa, konu hakkında fazla bilgi sahibi değilseniz "Hayır" demelisiniz. Bu hem iş yükünüzü azaltacak, hem de kendi işinize daha fazla zaman ayırmanızı sağlayacaktır. Bunu bir hafta boyunca deneyin, farkı göreceksiniz.



7- Zaman Yaratın.

Günlük işleriniz arasından size fazla getirisi olmayacak, vakit kaybı olarak gördüğünüz en az bir aktivitenizi ajandanızdan çıkartın ve böylece ortaya çıkan boş zamanı iyi kullanın.



8- Otomatikleştirin.

Teknolojiyi kullanın. teknolojiden yararlanarak zamanınızı alan bir çok aktiviteyi otomatikleştirebilir , böylece "çalıntı" zamanınızı en aza indirebilirsiniz. Mesela telefonla konuşmak yerine elektronik postadan yararlanmak veya benzer işler için hazır listeler ve şablonlar oluşturmak gibi.



9- İşlerinizi aktarın.

Sorumluluğunuzda olan her işi kendiniz yapmak zorunda olmayabilirsiniz. Başkalarına devredebileceğiniz işler mutlaka vardır. Bu işleri kendi zaman kaybınızı önlemek için işyerinden bir iş arkadaşınıza devredebilir veya dış kaynak kullanımı (outsourcing) hizmeti veren ve bu işi en az sizin kadar iyi yapabilecek olan şirketlerden destek alabilirsiniz.



10- Birleştirin.

Hoşunuza gitmeyen bir işi yaparken aynı anda hoşunuza giden bir diğer aktiviteyi yapın, göreceksiniz bu zaman sizin için ne kadar eğlenceli geçecek. Mesela sıkıcı birkaç telefon görüşmesi yaparken bir taraftan da sevdiğiniz müziği çalmak gibi.